個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

デジタル証券準備株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が行う業務または当社が提供するサービスにおける、個人情報および個人番号（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）第２条第５項に規定する「個人番号」をいいます。以下、併せて「個人情報等」といいます。）の取り扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシーを定め、個人情報等の適正な取り扱いの確保について組織として取り組みます。当社は、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）および番号法等の個人情報保護諸法令ならびに関連規範を遵守し、かつ国際的な動向にも配慮し、自主的なルールおよび体制を確立し、これを維持いたします。

1．個人情報等の利用目的

当社は、当社が提供するサービス、当社が行う業務または当社に対する問い合わせ等により、当社が直接または間接的に提供を受けた個人情報等（氏名、年齢、性別、生年月日、住所、電話番号（携帯電話番号を含みます。）、メールアドレス、学歴、職務経歴、取得資格、年収、個人番号等、個人を識別することのできる情報）を、以下に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内でのみ取り扱うこととし、この利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報等を取り扱いません。また、当社は、合理的と認められる範囲を超えて個人情報等の利用目的を変更しません。

（利用目的）

以下に掲げる当社または関連会社のサービスの提供を行うため
- 当社が、電子記録移転権利または適用除外電子記録移転権利（以下「電子記録移転権利等」といいます。）を発行する不動産ファンド（以下「業務委託者」といいます。）から委託を受けて当該業務委託者のために行う事務管理業務（①運営管理業務、②事務代行業務、③以上の各業務に関する業務委託者への事務手続及び関係者・関係行政庁との連絡、折衝並びに以上の各業務に付随する業務、④その他業務委託者と当社が合意した業務）を行うため
- 当社が提供する電子記録移転権利等に関する各種コンサルティングサービスを行うため
当社による採用活動その他内部管理業務を行うため
他の事業者等から業務を委託されたとき、または個人情報等の取扱いの全部または一部を委託されたとき等において、委託された業務を適切に遂行するため
利用目的の達成に必要な範囲内において、第三者との間で個人情報の取り扱いを含む業務を委託・受託し、当該業務を遂行するため
当社に対する各種ご連絡・お問い合わせ対応・苦情対応・トラブル解決等を適切かつ円滑に行うため

なお、当社は、人種、信条、門地、本籍地、保健医療または犯罪経歴についての情報その他業務上知り得た公表されていない特別の情報を、適切な業務の運営の確保その他必要と認められる目的以外の目的のために利用しません。

2．機微(センシティブ)情報

当社は、個人情報保護法第２条第３項に定める要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活（これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除く。）に関する情報（本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第５７条第１項各号もしくは個人情報の保護に関する法律施行規則第６条各号に掲げる者により公開されているもの、または本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除く。以下「機微（センシティブ）情報」といいます。）については、以下に掲げる事由を除くほか、取得、利用または第三者提供を行わないこととします。また、以下に掲げる事由により取得、利用または第三者提供するときには、各事由を逸脱した取得、利用または第三者提供を行うことのないよう、特に慎重に取り扱うこととします。

法令等に基づく場合
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
個人情報保護法第２０条第２項第６号に掲げる場合に機微（センシティブ）情報を取得する場合、個人情報保護法第１８条第３項第６号に掲げる場合に機微（センシティブ）情報を利用する場合、または個人情報保護法第２７条第１項第７号に掲げる場合に機微（センシティブ）情報を第三者提供する場合
当社事業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で機微（センシティブ）情報を取得、利用または第三者提供する場合

3．個人情報等の適正な取得

当社は、偽りその他不正の手段により個人情報等を取得しません。
当社は、第三者から個人情報等を取得するに際しては、ご本人の利益を不当に侵害しません。また、個人情報等の不正取得等の不正な行為を行っている第三者から、その情報が漏えいされた個人情報等であること等を知ったうえで情報を取得しません。
当社が取得する個人情報等の取得元または取得方法には、以下のようなものがあります。
- 各種アンケート等、お客様に書面に直接記入していただく、またはインターネットを通じて画面に直接入力していただく方法により取得する
- サービスの提供を通じて、お客様からお聞きすることにより個人情報等を取得する
- 音声の録音、画像の録画、電子メールの受信、ホームページまたは当社から送信した電子メール上のアクセス記録・操作記録等により取得する
- 官報、新聞、雑誌、インターネット等に掲載された情報から取得する
データベースサービス事業者等の第三者から個人情報等を取得する

当社が求める個人情報等をご提供いただけないときは、当社のサービスの全部または一部をご利用いただけないことがあります。

4．個人情報等を取得する際の利用目的の通知、公表および明示

当社は、個人情報等の利用目的を、本ホームページ上に掲載する方法により公表します。当社は、個人情報等を取得したときは、あらかじめその利用目的を公表しているときを除き、速やかにその利用目的をご本人に通知しまたは公表します。当社は、ご本人から直接書面に記載されたご本人の個人情報等を取得するときは、あらかじめその利用目的を明示します。

5．個人データの正確性の確保

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データ（個人情報保護法第１６条第３項に規定する「個人データ」をいいます。以下同じ。）を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。当社は、法令等に基づく保存期間の定めがある場合を除くほか、保有する個人データの利用目的に応じ保存期間を定め、その期間を経過した個人データを消去することとします。

6．個人情報等の取り扱いの委託

当社は、当社の業務の一部を外部に委託する場合があります。当該業務委託に伴いお客様の個人情報等および個人データの取扱いの全部または一部を第三者に委託する場合、業務委託先において適切な保護措置が講じられていることを確認し、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

7．第三者開示および提供

当社は、「６.個人情報等の取り扱いの委託」に規定する業務委託先に提供する場合または以下のいずれかに該当する場合を除き、お客様の個人情報等および個人データを第三者へ開示または提供いたしません。また、個人番号については、法令で定められた場合に限り、第三者へ開示または提供いたします。

お客様ご本人の同意がある場合
統計情報として開示または提供する場合
法令に基づく場合
人の生命、身体または財産の保護のため必要な場合であって、お客様の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合であって、お客様の同意を得ることが困難であるとき
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によってお客様の個人情報等の提供を含む当社の事業の承継が行われるとき

8．個人情報等の安全管理対策等

当社は、個人情報等および個人データ（以下、この条において「個人情報等」といいます。）の取扱いおよびシステムに関して、安全に管理するため、次の取り組みを行います。

個人情報等の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩等を防止するため、不正アクセス、コンピュータウイルス等に対する合理的な予防措置および安全対策を講じます。
従業員に対する個人情報等の保護についての教育訓練を行うとともに、社内に個人情報等および特定個人情報（番号法第２条第８項に規定する「特定個人情報」をいいます。）にかかる「事務取扱責任者」をおき、個人情報等の適正な管理を実施いたします。
当社は、本プライバシーポリシーおよび個人情報保護規程等の整備ならびに安全管理措置にかかる実施体制の整備等当社の個人情報保護体制を不断に見直し、適切な個人情報等の管理を実施することが出来る体制を構築します。

9．保有個人データの開示等

当社は、お客様に関する個人情報等および保有個人データについて、お客様ご自身がその利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去または第三者への提供の停止（以下まとめて「開示等」といいます。）の求めがあるときは、「10.お問い合わせ窓口」に規定する当社手続に従いお受けします。
当社は、お客様に関する個人情報等および保有個人データを、お客様からのご請求に基づき、電磁的記録の提供による方法または書面の交付による方法により開示いたします。

10．お問い合わせ窓口

当社の個人情報等に関する開示等のご請求、ご不明な点についてのご質問および個人情報等の取扱いに関するお問い合わせは、当社ウェブサイト（お問合せ）または以下のとおり郵送にて承ります。なお、これらの受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

お問い合わせに際しては、ご本人であることを確認できる運転免許証（運転経歴証明書）、パスポート、マイナンバーカード（表面）または印鑑証明書等（いずれもコピー可）をご同封ください（ただし、有効期限内のものまたは過去３ヶ月以内に発行されたものに限ります。また、顔写真のない本人確認書類の場合、2点の送付を求める場合がございます。）。当社は、郵送物を受領後、当社にご登録いただいた電話番号に対する当社による電話、氏名、住所、電話番号等の当社ご登録情報の確認等によりご本人であることを確認させていただきます。お客様の代理人からのお問い合わせの場合には、代理人であることの委任状および委任状に押印された印鑑の印鑑証明書、お客様ご本人への電話等により確認させていただきます。

開示等のお申し出にあたっては、当該申出に関してお客様に発生する通信費、交通費および資料等の作成その他の事項に関して発生する費用等の実費を除き、当社からお客様に手数料等をご請求することはございません。

(お問い合わせ先)
〒107-0052 東京都港区赤坂4-15-1 赤坂ガーデンシティ３階
デジタル証券準備株式会社管理部宛
お問合せフォーム

11．当社の名称・住所・代表者の氏名

デジタル証券準備株式会社
東京都港区赤坂4-15-1 赤坂ガーデンシティ３階
代表取締役　山本浩平

以上

2020年11月12日制定
2024年11月1日改訂